Formy i techniki księgowości

W księgach rachunkowych dokonuje się chronologicznie i systematycznie w sposób trwały zapisów operacji gospodarczych. W rezultacie posługiwania się różnymi sposobami dokonywania zapisów rozwinęły się różne formy techniki księgowości, rozumianej jako zespół ściśle określonych urządzeń księgowych i zasad dokonywania w nich zapisów księgowych.

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w różnej postaci, a mianowicie jako: dzienniki, księgi wiązane, rejestry, luźne karty kontowe, zapisy na komputerowych nośnikach danych lub tabulogramy (wydruki komputerowe).

Formy technik księgowości

Rozwinęły się różne formy technik księgowości. Najważniejsza z nich stosowane w Polsce to forma tabelaryczna, inaczej: Dziennik-Główna.

Zalety i wady różnych form technik księgowości

FORMAZALETYWADY
Tabelaryczna 1) techniczna dogodność księgowania w dzienniku-księdze głównej i duża przejrzystość zapisów, ułatwiająca wyszukiwanie błędów (w syntetyce pole błędów jest ograniczone do jednego folio [stronica lub dwie strony w księdze handlowej oznaczone jednym numerem] dziennika-księgi głównej),
2) łatwość wiązania zapisów w urządzeniach syntetycznych z zapisami w urządzeniach analitycznych,
3) prosta droga poszukiwania związków dokument - zapis w dzienniku-księdze głównej - zapis w księdze pomocniczej (tj. w analityce) oraz odwrotnie, dzięki przejrzystemu systemowi odsyłaczy, stąd udogodnienie przy sprawdzaniu zapisów.		 1) ograniczone ze względu na możliwość dogodnego posługiwania się przy zapisach rozmiary dziennika-księgi głównej, limitujący liczbę kont syntetycznych, które można zastosować w zakładowym planie kont,
2) ograniczone możliwości podziału pracy przy prowadzeniu dziennika i kont syntetycznych (możliwości te wyczerpuje prowadzenie dwóch dzienników dla dni parzystych i nieparzystych oraz dla miesięcy parzystych i nieparzystych,
3) trudności uzgodnienia syntetyki z odpowiednią analityką powodowane nieuniknionymi błędami w każdej formie techniki księgowości stosującej zapisy nieprzebitkowe.
Przebitkowa 1) nieograniczone możliwości podziału pracy,
2) możliwość prowadzenia dowolnej liczby kont,
3) mała pracochłonność (przebitka, możliwość dokonywania zbiorczych zapisów, dzienniki lub ich kolumny zastępują konta,
4) ograniczone możliwości popełnienia błędów i łatwość odszukiwania błędów,
5) możliwość zastosowania mechanizacji pracy,
6) duże możliwości dowolnych układów i segregacji kont - łatwość wyszukiwania potrzebnego konta.		 1) trudność operatywnej (skutecznej) oceny przebiegu działalności gospodarczej - trudna do odczytania korespondencja kont,
2) trudność kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji (np. od zakupu do pokrycia zobowiązania wobec dostawcy),
3) trudności w zestawieniu sprawozdań, w wypadku gdy określone ich pozycje wynikają tylko z niektórych zapisów księgowych,
4) powolność pracy w niektórych urządzeniach analitycznych (np. prowadzenie dużej kartoteki ilościowo-wartościowej.
Rejestrowa 1) bieżące księgowanie dokumentów w rejestrach w przekroju poszczególnych operacji, składających się na całość rejestrowego tematu, umożliwia wpływ działu rachunkowości na pracę komórek opertywnych,
2) wbudowanie analityki do rejestrów przyczynia się do przyspieszenia prac oraz urealnienia sprawozdań,
3) ułatwienie pracy przez ograniczenie do minimum nieprawidłowych korespondencji kont,
4) możliwość wprowadzenia podziału pracy
5) ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych.		 1) skomplikowana i niedogodna forma niektórych rejestrów,
2) utrudnione uzgodnienia kont i pewne trudności dla rewizji finansowej.
Zautomatyzowana 1) szybkość, dokładność, kompleksowość przy zastąpieniu pracy ręcznej komputerem,
2) wzmacnianie funkcji kontrolnej poprzez otrzymymywanie bieżących i aktualnych informacji z trwającego okresu,
3) bezbłędne przetwarzanie danych księgowych,
4) lepsze dostosowanie szczegółowości, częstotliwości i formy przekazu informacji ekonomiczno-finansowej z księgowości do potrzeb jej odbiorców.		 1) potrzeba udzielenia bardzo szczegółowych informacji, jak komputer ma swoje czynności wykonywać,
2) uzyskiwanie mętnych informacji, przy błędnie wprowadzonych danych wejściowych lub niewłaściwym programie.