Forma przebitkowa księgowości

Wraz ze zwiększeniem się jednostek gospodarczych oraz wzrostem zapotrzebowania na informację ekonomiczną o ich działalności, powstała konieczność prowadzenia coraz większej liczby kont. Nie nadawała się do tego tabelaryczna forma księgowości. Dlatego trwały poszukiwania formy techniki księgowości, któryby ją zastąpiła. Poszukiwania te zostały uwieńczone powodzeniem na początku XX wieku. Wynaleziono wówczas przebitkową formę techniki księgowości, określoną mianem księgowości przebitkowej, która w ówczesnych czasach stanowiła przewrót w technice księgowości.

W księgowości przebitkowej, która może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyn księgujących, zastosowano zupełnie nową technikę rejestracji. Zapisy prowadzone na luźnych kartach (kontach syntetycznych) następowały przebitkowo przez kalkę na dziennik służący chronologicznej rejestracji zapisów.

Pierwotnie księgowość przebitkową stosowano w dwóch zasadniczych wariantach technicznych:

  • księgowość pierwokontową - z oryginalnym zapisem systematycznym na kontach, a przebitkowym, chronologicznym na dzienniku,
  • księgowość pierwodziennikową - z oryginalnym zapisem chronologicznym na dzienniku, a przebitkowym, systematycznym na kontach. Księgowość pierwodziennikowa nie jest już dziś stosowana.

Przy przebitkowej formie techniki księgowości stosuje się:

  • formularze kont, stanowiące luźne karty,
  • formularze dziennika, będące również luźnymi kartami,
  • kalkę,
  • urządzenie, zwane popularnie 'kontownicą'*, ułatwiające dokonywanie zapisów przez kalkę, tak aby zapisy dokonane na kontach znalazły się we właściwych kolumnach i wierszach dziennika.

'Kontownica' jest aparatem, który składa się z twardej płyty o gładkiej powierzchni oraz dwóch ruchomych szyn, dociskanych do płyty za pomocą sprężyn. Jedna z szyn służy do mocowania dziennika, druga kart kontowych.

Formularze dziennika stanowią luźne karty o układzie rubryk dostosowanym do kart kontowych. W praktyce tyle jest rodzajów formularzy dzienników, ile jest rodzajów przebitkowych kart kontowych. Stosuje się, zatem dzienniki finansowe, ilościowo - wartościowe, dzienniki służące do ewidencji środków trwałych itp.

Karty dziennika są z reguły dłuższe od odpowiadających im kart kontowych, aby można było na nich pomieścić możliwie dużą ilość zapisów. Ponadto karty dziennika zawierają dodatkowe marginesy po lewej i prawej stronie. Margines z lewej strony służy do mocowania w 'kontownicy', margines po prawej stronie jest wykorzystywany do wpisywania numeru albo nazwy konta, na którym dokonano zapisu w danym wierszu dziennika. Ma to znaczenie techniczne, gdyż umożliwia stwierdzenie, że dany wiersz dziennika został już zajęty. Sprzyja to unikaniu pomyłek polegających na dokonaniu dwóch zapisów w jednym wierszu dziennika, a ponadto umożliwia połączenie zapisów dziennika z zapisami na kartach kontowych.

Technika księgowania przebitkowego polega na tym, że formularz dziennika wraz z kalką jest założony do kontownicy tak długo, jak długo nie zostaną wypełnione zapisami księgowymi wszystkie jego wiersze. Natomiast karty kontowe są zakładane i wymieniane w miarę księgowania kolejnych dowodów księgowych, dokonanych operacji ujmowanych na różnych kontach. Karty kontowe zakłada się na kontownicy w taki sposób, aby kolejny wiersz karty kontowej odpowiadał pierwszemu nie zapisanemu wierszowi dziennika. Dlatego w miarę wykorzystywania karty dziennika, karty kontowe są zakładane na kontownicy coraz niżej.

Księgowanie każdego dowodu na dwóch kontach (Dt i Ct) powoduje konieczność zajęcia w dzienniku dwóch wierszy, w których są wpisywane te same dane identyfikujące daną operację gospodarczą oraz te same sumy, z tym, że w jednym wierszu suma jest wpisywana do rubryki Dt, a w drugim - do rubryki Ct.

Przy stosowaniu księgowości przebitkowej muszą być zachowane następujące powiązania między urządzeniami księgowymi:

  • suma obrotów rubryki Dt dziennika równa się sumie obrotów rubryki Ct dziennika na koniec każdego dnia (okresu),
  • suma obrotów debetowych wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu zgodna jest z sumą obrotów Dt w dzienniku,
  • suma obrotów Ct wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu, zgodna jest z sumą rubryki Ct w dzienniku.

Księgowość przebitkowa jest pod względem organizacyjnym bardzo elastyczną formą techniki, można ją łatwo dostosować do różnych wielkości jednostek gospodarczych i różnych wymagań stawianych komórce księgowości.

Schemat ujęcia operacji gospodarczej z użyciem formy przebitkowej.

Forma przebitkowa technik księgowości