Materiały

Dokumenty materiałowe

Obrót materiałami, jak każdymi zasobami majątkowymi jednostki musi być udokumentowany. Nieważne czy jest to przyjęcie zakupionej dostawy, zwrot niewykorzystanych materiałów z produkcji czy tylko przesunięcie wewnątrz-magazynowe, takie zdarzenia gospodarcze muszą zostać udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. Oto one:

  1. dokumenty przychodowe: Pz (przyjęcie materiałów z zewnątrz), P (magazyn przyjmie);
  2. dokumenty rozchodowe: Rw (pobranie materiałów - rozchód wewnętrzny), W (magazyn wyda), Wz (wydanie materiałów na zewnątrz - rozchód zewnętrzny);
  3. inne: Zw (zwrot materiałów), Mm (przesunięcie międzymagazynowe), Po (przyjęcie odpadu technologicznego).

Ewidencja materiałów

  1. ewidencja ilościowa - prowadzi ją magazynier lub upoważniona przez niego osoba w formie np. luźnych kartotek odrębnych dla każdego rodzaju materiału z podziałem na materiały własne, dostawy z zewnątrz, w odbiorze oraz zapasy obce;
  2. ewidencja ilościowo-wartościowa - prowadzona z reguły w formie kartoteki techniką przebitkową lub nieprzebitkową w przekroju każdego magazynu. Układ kartoteki musi odpowiadać kartotece ilościowej prowadzonej w magazynie;
  3. ewidencja wartościowa - można ją prowadzić na jednym koncie zbiorczym lub na kontach syntetycznych odpowiadających przekrojowi klasyfikacyjnemu roli materiału w procesie wytworzenia (np. materiały podstawowe, pomocnicze).

Klasyfikacje materiałów

Materiały mogą występować w przedsiębiorstwach pod różną postacią i mogą w nich odgrywać różną rolę. Dlatego dzielimy je na kilka grup rodzajowych:

  1. materiały podstawowe - są to te materiały, które w procesie technologicznym (wytwórczym) zużywają się jednorazowo i całkowicie stając się elementarną częścią wytworzonego produktu [np. drewno w fabryce mebli, tkanina w firmie krawieckiej, silnik w produkowanym samochodzie itp.];
  2. materiały pomocnicze - określa się tym mianem materiały, które służą do obsługi procesu technologicznego [np. smar zużywany do konserwacji maszyn], nadają produkowanym wyrobom określoną cechę [np. lakier i farby służące do pomalowania mebli] lub zużywane są na potrzeby administracji [np. materiały biurowe];
  3. paliwa - zalicza się węgiel, koks, brykiety, ropę naftową, benzynę, gaz bez względu na to czy używane są do celów technologicznych [np. koks w procesie wielkopiecowym] czy energetycznym [np. węgiel do ogrzewania pomieszczeń przemysłowych i administracyjnych];
  4. części zapasowe maszyn i urządzeń;
  5. opakowania - służą do owinięcia, ochrony, zapakowania sprzedanych i wysłanych wyrobów i towarów [np. worki, kartony, skrzynki, beczki itp.];
  6. odpadki - powstają na skutek charakteru procesu technologicznego, zakłóceń w normalnym biegu produkcji, niedbałości wykonawców itp. Niektóre z nich mogą być ponownie zużyte do produkcji (np. ścinki prętów, blachy jako złom do wsadu stalowni], inne mogą być wykorzystywane do produkcji ubocznej [np. odpadki skóry do produkcji drobnej galanterii skórzanej].

Ze względu na kryterium składowania wyróżniamy: materiały WŁASNE, które można podzielić na: materiały na składzie (w magazynie), materiały w przerobie (produkcji), materiały znajdujące się chwilowo w obcych magazynach oraz materiały W DRODZE, czyli takie które zostały zafakturowane przez dostawcę, ale z pewnych przyczyn (np. brak dokumentu przychodowego Pz) nie mogą zostać ujęte na stanie magazynowym materiałów.

Ze względu na kryterium własności materiały dzielimy na WŁASNE, czyli takie, które stanowią własność przedsiębiorstwa oraz OBCE, które mimo, że zostały jednostce powierzone (np. do przerobu) to nie są jej własnością (księgujemy je pozabilansowo).

Ceny ewidencyjne zapasów materiałowych

Zapasy materiałowe oraz obrót nimi, przychody i rozchody muszą być odpowiednio wycenione. Do tej wyceny stosuje się:

  • ceny rzeczywiste zakupu - wynikają z rachunku (faktury) dostawcy. Rozumiemy przez nią: przy zakupach krajowych - cenę płaconą za materiały pomniejszoną o podatek od towarów i usług; przy zakupach z importu - cenę podaną przez dostawcę zagranicznego w walucie obcej, przeliczoną na złote polskie według średniego kursu NBP powiększoną o cło i podatek akcyzowy.
  • ceny rzeczywiste nabycia - aby sprowadzić zakupione materiały do magazynu, firma musi ponieść dodatkowe koszty, tzw. koszty zakupu (transport, ubezpieczenie, ewentualnie różne opłaty). I to koszty zakupu powiększają wartość zakupionych materiałów do ceny nabycia.
  • stałe ceny ewidencyjne - są to ceny, ustalone przez jednostkę na pewnym planowanym poziomie. W dłuższym okresie ceny te nie ulegają zmianom, pomimo często występującymi różnicami pomiędzy rzeczywistą ceną zakupu, a stałą ceną ewidencyjną. Różnice te noszą nazwę odchyleń od cen ewidencyjnych materiałów.

Ewidencja rozchodu materiałów po cenach rzeczywistych

Jeżeli ewidencja zapasów materiałowych odbywa się po zmiennych cenach ewidencyjnych stosowane są następujące metody wyceny zapasów i rozchodów materiałowych:

  • wyliczenie ceny przeciętnej ustalonej metodą średniej ceny ważonej,
  • ustalenie wartości rozchodu materiałów zgodnie z zasadą ceny najwcześniejszej, czyli 'pierwsze przyszło - pierwsze wyszło' (ang. FIFO -> First In - First Out),
  • ustalenie wartości rozchodu materiałów zgodnie z zasadą, że partie materiałów najpóźniej przyjmowane do magazynu są wydawane najwcześniej, czyli 'ostatnie przyszło - pierwsze wyszło' (ang. LIFO -> Last In - First Out),
  • w praktyce występuje również rozchodowanie po cenach najwyższych HIFO (ang. Highest In First Out) i rozchodowanie po cenach najniższych LOFO (ang. Lowest In First Out).

Powyższe metody przedstawia następujący przykład

Zapas materiałów na dzień 31 stycznia 2004 r. wynosił:

  • 250 kg x 50 zł/kg = 12500 zł
  • 300 kg x 42 zł/kg = 12600 zł

W lutym 2004 r. przyjęto do magazynu następujące partie materiałów:

  • 3 lutego: 400 kg x 35 zł/kg = 14000 zł
  • 6 lutego: 160 kg x 40 zł/kg = 6400 zł
  • 10 lutego wydano do produkcji 680 kg tego materiału.

wg ceny średniej ważonej

pierwsze przyszło - pierwsze wyszło'

ostatnie przyszło - pierwsze wyszło

Z przedstawionych powyżej metod wynika, iż zastosowanie różnych metod wyliczenia wartości kosztów zużycia materiałów w procesie produkcyjnym, kształtują się one na różnym poziomie (średnia ważona: 27 873,20 zł, FIFO: 29 650 zł, LIFO: 25 440 zł). Stąd wybór stosowanych metod wyceny ma duże znaczenie dla strategii podatkowej jednostki.

Materiały przed wydaniem do zużycia mogą być czasem poddawane przerobowi obcemu. Wydanie materiału do przerobu obcego ewidencjonuje się na koncie "Materiały w przerobie". Do tego konta należy prowadzić ewidencję analityczną według miejsc przerobu, rodzajów i poszczególnych partii przerabianych materiałów w sposób umożliwiający ich rozliczenie. Konto "Materiały w przerobie" obciąża się wartością materiałów oddanych do przerobu, a także za wszystkie poniesione koszty związane z przerobem. Uznaje się to konto za wartość materiałów przyjętych z przerobu według ustalonych cen ewidencyjnych.

Źródło: opracowanie własne; materiały pomocnicze: Z. Messner "Podstawy Rachunkowości".

Operacje gospodarcze

Materiały > Materiały i towary > Konta syntetyczne > Rachunkowość dla każdego